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MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DE RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO- LA/FT

TABLA DE CONTENIDO:

CAPÍTULO I: ASPECTOS GENERALES

1.         INTRODUCCIÓN         

2.         ALCANCE        

3.         OBJETIVOS     

3.1.      Objetivo general

3.2.      Objetivos Específicos   

4.         MARCO NORMATIVO   

4.1.      Recomendaciones internacionales sobre LA/FT    

4.2.      Normas Nacionales       

 

CAPÍTULO II: DEFINICIONES

 

CAPÍTULO III: POLÍTICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO LA/FT       

   

1.  POLÍTICAS GENERALES          

 

CAPÍTULO IV: DEBER DE RESERVA

 

CAPÍTULO V: CONTACTO

CAPÍTULO I: ASPECTOS GENERALES

 

1.INTRODUCCIÓN

 

El riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo se define como la posibilidad de pérdida o daño que pueden sufrir las instituciones por su propensión a ser utilizadas directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades.

 

El lavado de activos y la financiación del terrorismo, en adelante LA/FT, es uno de los mayores riesgos al que se encuentran expuestas las sociedades, y con él se despliegan una serie de riesgos concomitantes, como son : Riesgo Legal, Reputacional, Operacional y de Contagio; generando además consecuencias negativas para la economía del país y en particular para las empresas del sector real de la economía, afectando su competitividad, productividad y perdurabilidad con tendencias a desestabilizar sociedades y economías enteras.

 

Lo anterior ha dado origen a la adopción de normas y reglamentaciones que buscan de manera efectiva y eficiente combatir el accionar de grupos y/o actividades delictivas con el fin de proteger las empresas del sector real.

 

La Superintendencia de Sociedades a través de la circular externa 100-000005 de 2014, ha determinado que “Los asociados, los administradores y los empleados o trabajadores de la compañía que resulten involucrados en cualquiera de las conductas que tipifican” los delitos de LA/FT “pueden versen sometidos a investigaciones y sanciones administrativas, civiles y penales (…). Por estas razones, es forzoso que dichas personas tomen conciencia del peligro que representa para la empresa y para ellos mismos el riesgo de LA/FT y en consecuencia, diseñen e implementen en sus organizaciones una adecuada gestión de este riesgo”.

 

En razón de ello, corresponde a ARROZ CARIBE S.A.S.; compañía dedicada  al procesamiento y comercialización de arroz blanco y productos derivados de arroz,  el diseño e implementación de un Sistema de Autocontrol y Gestión de Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT).

 

En línea de lo anterior, la Junta Directiva de la entidad tiene interés en adoptar, cumplir y hacer cumplir las normas sobre la materia.

 

En este sentido, ARROZ CARIBE SAS, ha diseñado e implementado a través de su manual el Sistema de Autocontrol y Gestión de Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT) de acuerdo con los criterios y deberes normativos definidos por la Superintendencia de Sociedades según lo estipulado en la Circular Externa 100-000005 de 2014.

 

La finalidad del contenido de este manual es que mediante la definición clara y efectiva de políticas, procedimientos y controles en el Sistema de Autocontrol y Gestión de Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT) se minimice la probabilidad de riesgo al que se puede exponer ARROZ CARIBE S.A.S en caso de ser utilizada a través de los productos y servicios ofrecidos para el lavado de activos y la financiación del terrorismo. En razón de esto, este manual es una herramienta para generar cultura y sensibilización en todos los empleados de la compañía ARROZ CARIBE S.A.S, está disponible para ser consultado permanentemente, para así poder atender dudas o inquietudes respecto a las funciones y responsabilidades en materia de LA/FT.

 

2.ALCANCE

 

El Sistema de Autocontrol y Gestión de Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT) diseñado por ARROZ CARIBE S.A.S. será de obligatorio cumplimiento para sus ejecutivos, directivos, asesores, trabajadores, practicantes, agentes, toda persona natural o jurídica que actúe debidamente autorizada en representación de la compañía o se encuentre vinculada jurídica o contractualmente con ella. Todos ellos, deberán regir su conducta por las disposiciones que se establezcan en este sistema, con el objetivo de lograr el adecuado y efectivo funcionamiento del mismo una vez se efectúe la vinculación con la empresa, independientemente de su denominación. Igualmente, son responsables de la observancia de la política en lo que corresponda a su perfil, durante el tiempo que la relación perdure salvo en lo que respecta al deber de confidencialidad y reserva que subsiste con posterioridad al término de la relación.

 

3.OBJETIVOS

 

3.1.Objetivo general

 

  1. Proporcionar políticas, procedimientos y controles para los diferentes procesos de la compañía que permitan disminuir la probabilidad de ocurrencia o impacto de eventos de riesgo relacionados con LA/FT y que deben ser atendidos por todos los empleados de la compañía.

 

  1. Suministrar una herramienta para todos los empleados de la compañía que les permita cumplir claramente con las políticas y procedimientos de manera efectiva, eficiente y oportuna, previendo acciones contrarias a la regulación y el marco legal vigente.

 

3.2.Objetivos Específicos

 

  1. Diseñar un Sistema basado en políticas y procedimientos para la prevención y control del lavado de activos y financiación del Terrorismo (LA/FT), de acuerdo con la normativa legal y los procedimientos internos de la compañía.

 

  1. Construir herramientas efectivas, eficientes y oportunas que permitan el funcionamiento del Sistema de Autocontrol y Gestión de Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT).

 

  1. Diseñar el Sistema de Gestión y Autocontrol de Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT) que permita administrar de manera efectiva y oportuna los riesgos a los que podría estar expuesta la compañía con un enfoque hacia la prevención del riesgo LA/FT.

 

  1. Establecer reglas de conducta para las personas vinculadas, independiente de la forma y naturaleza de su vinculación con ARROZ CARIBE S.A.S, y así comprometer a todos los empleados de la compañía en el cumplimiento de las políticas del Sistema de Autocontrol y Gestión de Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT).

 

  1. Dar a conocer a todos los empleados de ARROZ CARIBE S.A.S la importancia de prevenir y controlar el lavado de activos y la financiación del terrorismo y las consecuencias que esto conlleva para la compañía.

 

4.MARCO NORMATIVO

 

4.1.Recomendaciones internacionales sobre LA/FT

 

El Convenio Internacional de las Naciones Unidas para la Represión de la Financiación del Terrorismo del año 1999, determino la necesidad de crear medidas para prevenir y contrarrestar la financiación de terroristas directa o indirectamente y comprometió a los Estados a exigir responsabilidad penal, civil o administrativa a quienes financien actividades terroristas. Además las Naciones Unidas, a través de la Convención de las Naciones Unidas contra el tráfico ilícito de estupefacientes y sustancias sicotrópicas de 20 de diciembre de 1988, adopto medidas para que los países signatarios de ella, tipificaran penalmente las conductas constitutivas de lavado de dinero, además de otros instrumentos internacionales como la Convención de Palermo de 2000 que acomete contra la delincuencia organizada y la Convención de Mérida de 2003 referente a la lucha contra la corrupción.

 

A su vez, el Grupo de Acción Financiera Internacional –GAFI[1] -, diseñó cuarenta (40) recomendaciones en 1990 y posteriormente estableció nueve (9) recomendaciones especiales contra la financiación del terrorismo. Posteriormente, en el año 2012 fueron revisadas estas y se emitieron estándares internacionales sobre la lucha contra el Lavado de Activos y la financiación del terrorismo (LA/FT) con medidas flexibles acordes a la naturaleza de los riesgos.

 

Estas recomendaciones, en especial la recomendación 1, 28, 34 y 35, establecieron la necesidad de las sociedades de identificar, evaluar y tomar acciones para mitigar los riesgos en materia de LA/FT y adicionalmente establecieron que las autoridades competentes deben establecer directrices y ofrecer retroalimentaciones con el fin de que estas entidades del sector real combatan el lavado de activos, la financiación del terrorismo, detecten y reporten operaciones sospechosas. Así mismo, instaron para que las sanciones fueran eficaces, proporcionales y disuasivas tanto para personas naturales como jurídicas que incumplan las medidas de prevención de LA/FT, involucrando inclusive a los directores y a la alta gerencia. 

 

En síntesis, Colombia a través de diversas leyes y sentencias de la Corte Constitucional, ha ratificado las siguientes convenciones y convenios de Naciones Unidas, con el fin de enfrentar las actividades delictivas relacionadas con el lavado de activos y la financiación del terrorismo:

 

  1. Convención de Viena de 1988.

 

  1. Convenio de Naciones Unidas para la Represión de la Financiación del Terrorismo de 1989.

 

  1. Convención de Palermo de 2000.

 

  1. Convención de Mérida de 2003.

 

4.2.Normas Nacionales

 

El Decreto 1497 de 2002, estableció en el artículo 2° que las entidades públicas y privadas, entre ellas el sector real de la economía, debían reportar operaciones sospechosas a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) conforme a las estipulaciones que para el efecto consagro el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero cuando la UIAF lo solicite y en la forma y oportunidad que lo requiera. Bajo este presupuesto, el Decreto 1023 de 2012 estableció que la Superintendencia de Sociedades debía instruir a las entidades sujetas a su supervisión sobre las medidas que debían adoptar para la prevención del riesgo LA/FT, por tal motivo el Consejo Nacional de Política Económica y Social (CONPES) aprobó el Documento CONPES 3793 de 2013  que estableció los lineamientos para la implementación de la política nacional anti LA/FT con el objetivo de lograr un sistema único, coordinado, dinámico y efectivo para la prevención, detección, investigación y juzgamiento en materia de LA/FT.

 

Así mismo, la Superintendencia de Sociedades adopto en el año 2009 una serie de recomendaciones a través de la circular 100-004 para prevenir el riesgo de lavado de activos y la financiación del terrorismo, hasta llegar a la circular 100-000005 de 2014 que tiene por objeto brindar lineamientos a las empresas del sector real para desarrollar un Sistema de Autocontrol y Gestión de Riesgos LA/FT.

 

Adicionalmente, dentro de la normativa nacional tenemos entre otras las siguientes normas:

 

  1. Ley 526 de 1999: Creación de la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF).

 

  1. Ley 599 de 2000: Código Penal.

 

  1. Ley 906 de 2004: Código de Procedimiento Penal.

 

  1. Ley 747 de 2004: Adiciona el tipo penal del lavado de activos.

 

  1. Ley 1121 de 2006: Represión Financiación Terrorismo.

 

 

CAPÍTULO II: DEFINICIONES

 

Para la correcta aplicación y entendimiento de este manual, es necesario tener en cuenta los siguientes conceptos:

 

  1. Administración de riesgos: Procesos y estructuras que buscan gestionar de manera efectiva los riesgos que puedan presentarse y los efectos adversos que se deriven de ellos.

 

  1. Apetito de riesgo: Nivel de riesgo que la compañía está dispuesta a asumir en materia de LA/FT.

  2. Canal de distribución: Conductos que la compañía utiliza para efectuar la distribución de los bienes y servicios que ofrece. Para Arroz Caribe, sus canales de distribución serán ventas tienda a tienda (TAT), autoservicios, canal institucional, mayoristas y grandes superficies.

 

  1. Cliente inactivo: Aquel cliente que no ha realizado compras por un lapso igual o superior a seis (6) meses.

 

  1. Cliente: Toda persona natural o jurídica que adquiere los bienes y servicios ofrecidos a través de sus canales de distribución.

 

  1. Contraparte: Persona natural o jurídica con las cuales las empresas del sector real tienen vínculos contractuales o jurídicos.

 

  1. Duda fundada: Aquella que surge de un proceso racional que arroja evidencia de que una persona natural o jurídica,  puede estar incurriendo en prácticas de LA/FT o de violación a las normas del Estado Colombiano o ratificadas por este.

 

  1. Evento: Incidente que ocurre durante un intervalo de tiempo, es decir, una situación potencial de riesgo.

 

  1. Financiación del terrorismo: Delito cometido por aquellas personas que financian actos de terrorismo, terroristas y/u organizaciones terroristas, conforme a lo dispuesto en el Código Penal “El que directa o indirectamente provea, recolecte, entregue, reciba, administre, aporte, custodie o guarde fondos, bienes o recursos, o realice cualquier otro acto que promueva, organice, apoye, mantenga, financie o sostenga económicamente a grupos de delincuencia organizada, grupos armados al margen de la ley o a sus integrantes, o a grupos terroristas nacionales o extranjeros, o a terroristas nacionales o extranjeros, o a actividades terroristas”.

 

  1. GAFI: Grupo de Acción Financiera Internacional.

 

  1. Gestión de riesgos: Procesos, medidas, estructuras y metodologías dirigidas a la  obtención de oportunidades a partir de la administración de riesgos.

 

  1. Lavado de activos: Delito basado en la transferencia de dinero o activos provenientes de una actividad delictiva con el objetivo de dar apariencia de legalidad a estos, conforme a lo dispuesto en el Código Penal “El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, almacene, conserve, custodie o administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, tráfico de menores de edad, financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas, delitos contra el sistema financiero, delitos contra la administración pública, o vinculados con el producto de delitos ejecutados bajo concierto para delinquir, o les dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derecho sobre tales bienes o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito”.

 

  1. Listas restrictivas: Listas en las cuales las compañías verificaran que sus contrapartes no se encuentren.

 

  1. Listas vinculantes: Listas de personas o entidades ya sea asociadas con organizaciones terroristas o con actividades delictivas que son de obligatoria verificación por parte de Colombia en virtud de tratados internacionales. A la fecha la única lista vinculante para Colombia conforme al derecho internacional es la expedida por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, bajo la resolución 1267 de 1999. 

 

  1. OFAC: Abreviatura de “Office of Foreign Assets Control” entidad adscrita al Departamento del Tesoro de los Estados Unidos de América.

 

  1. Operaciones de tesorería: Son aquellas que se realizan en el mercado monetario, cambiario, transacciones con títulos valores, entre otras.

 

  1. Operaciones inusuales: “Operaciones que realizan las personas naturales o jurídicas, que por su número, cantidad o características, no se enmarcan dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios de una industria o sector determinado”.

 

  1. Operaciones sospechosas: “Operaciones que realizan las personas naturales o jurídicas, que por su número, cantidad o características, no se enmarcan dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios de una industria o sector determinado, y de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no hayan podido ser razonablemente justificadas”.

 

  1. PEP’s: Abreviatura de “Personas Públicamente Expuestas”. Son personas nacionales o extranjeras que por su perfil o por las funciones que desempeñan pueden exponer en mayor grado a la compañía  al riesgo de LA/FT, tales como: personas que por razón de su cargo manejan recursos públicos, detentan algún grado de poder público o gozan de reconocimiento público.

 

  1. Proveedor: Persona natural o jurídica dedicada al abastecimiento de los bienes necesarios para la compañía.

 

  1. Proveedor inactivo: Aquel proveedor al que no se ha realizado compras por un lapso igual o superior a doce (12) meses.

 

  1. Riesgo de Contagio: Es la posibilidad de pérdida que puede sufrir, directa o indirectamente por una acción o experiencia de un vinculado. El relacionado o asociado incluye personas naturales o jurídicas que tienen posibilidad de ejercer influencia sobre una entidad.

 

  1. Riesgo Legal: Es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad al ser sancionada, multada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas, regulaciones y/o obligaciones contractuales. El riesgo legal surge también como consecuencia de fallas en los contratos y transacciones derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o ejecución de contratos o transacciones.

 

  1. Riesgo Operativo: Es la posibilidad  de incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura  o por la ocurrencia de acontecimientos externos.

 

  1. Riesgo Reputacional: Es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no cierta en sus prácticas de negocio que causan pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales.

 

  1. ROS: Reporte de operaciones sospechosas.

 

  1. Señales de alerta: Hechos, situaciones, eventos, cuantías o indicadores financieros relevantes de los cuales se puede inferir la existencia de una operación sospechosa, inusual o intentada.

 

  1. UIAF: Unidad Información y Análisis financiero.

 

 

 

CAPÍTULO III:

POLÍTICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE

AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO LA/FT

 

1.POLÍTICAS GENERALES

 

Con la finalidad de mitigar el riesgo de LA/FT, a continuación, se establecen los lineamientos generales adoptados por ARROZ CARIBE S.A.S. que buscan el desarrollo eficiente, efectivo y oportuno sobre la administración del Sistema de Autocontrol y Gestión de Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT), buscando tomar las mejores decisiones frente a la exposición del mismo.

 

  1. Los riesgos, los agentes generadores del riesgo y los controles para la mitigación del riesgo LA/FT serán incluidos en la matriz de riesgo de la compañía (Ver Formato F-80-01 Matriz de riesgos).

 

  1. Los controles para la mitigación del riesgo tendrán un seguimiento periódico con el fin de conocer la efectiva y oportuna implementación. (Ver formato F-80-02 Informe de seguimiento y monitoreo de controles).

 

  1. El Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo LA/FT será de conocimiento de todos los empleados de la compañía (Ver Procedimiento P-80-02: Procedimiento de comunicación y capacitación de empleados).

 

  1. Los empleados deberán cumplir los procedimientos establecidos en el manual para prevenir y controlar conductas relacionados con LA/FT.

 

  1. Se dará cumplimiento a las directrices establecidas por la junta directiva en materia de Prevención y control de LA/FT.

 

  1. Se contará con un Oficial de cumplimiento a quien se le proporcionaran los recursos humanos, técnicos, financieros y operativos para desarrollar y hacer seguimiento al Sistema de Autocontrol y Gestión de Riesgo LA/FT.

 

  1. Se efectuará la vinculación de clientes y proveedores para conocer estos y evitar riesgos de contagio asociados a LA/FT.

 

  1. Se analizará y verificará la información básica entregada por los proveedores y clientes. (Ver formularios de vinculación).

 

  1. Se colaborará con las autoridades competentes a través de la entrega de la información requerida.

 

 

CAPÍTULO IV:

DEBER DE RESERVA

 

La información obtenida en el desarrollo de los procedimientos y prácticas que conforman el Sistema de Autocontrol y Gestión de Riesgos LA/FT está sometida a reserva, lo cual significa que la misma solo podrá ser conocida por la Unidad de Información y Análisis Financieros (UIAF) del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y por la Fiscalía General de la Nación previo requerimiento.

 

Por lo tanto, todas las áreas y trabajadores de ARROZ CARBE SAS que tienen responsabilidades asignadas en el presente manual y los procedimientos que del mismo se deriven, están en la obligación de custodiar y limitar el uso de la misma de a los fines estrictamente establecidos.

 

Queda prohibido a todos los empleados que den a conocer a las contrapartes o terceros, salvo a las autoridades competentes que realicen los requerimientos conforme a las disposiciones legales, las causas que dieron origen al control implementado, que ha sido objeto de análisis interno y/o reporte ante la autoridad competente.

 

CAPÍTULO V:

CONTACTO

 

Cualquier empleado o tercero que sospeche de una actividad de lavado de activos o financiación al terrorismo en ARROZ CARIBE SAS, deberá notificar en forma inmediata oficial de cumplimiento de la compañía.

 

[1] GAFI (Grupo de acción Financiera Internacional): Organismo intergubernamental cuyo propósito es elaborar y promover medidas para combatir el lavado de activos.